در کسب‌وکارهای امروزی ارتباطات اهمیت زیادی دارد. روابط عمومی شرکت‌ها و سازمان‌ها بخش مهمی از سیستم هستند که به ایجاد و حفظ ارتباط بین افراد و سازمان‌ها با هم می‌پردازند. ممکن است در نگاه اول اهداف و وظایف روابط عمومی در سازمان ساده به نظر برسد، درحالی‌که دانش زیادی در پشت این بخش از بیزینس وجود دارد.
روابط عمومی چیست؟
ارتباطات برای یک سازمان یا شرکت به بخش‌های متفاوتی تقسیم می‌شود. اطلاع‌رسانی و نحوه بیان آن، ارتباط با افراد و سازمان‌های دیگر و ارتباط با مشتریان جزو کارهای بخش PR است. تمام این موارد در ذیل تعریف روابط عمومی قرار می‌گیرد.
Public Relation مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و استراتژی‌ها را شامل می‌شود. این استراتژی‌ها نحوه انتشار اطلاعات مربوط به سازمان را مدیریت می‌کنند؛ در نتیجه اطلاعات به بهترین شکل به مردم و به‌ویژه رسانه‌ها راه پیدا می‌کند. اهداف اصلی آن انتشار اخبار یا رویدادهای مهم شرکت، حفظ تصویر برند و چرخش مثبت در رویدادهای منفی برای به حداقل رساندن پیامدهای آن‌ها است.
PR ممکن است در قالب یک بیانیه مطبوعاتی شرکت، کنفرانس خبری، مصاحبه با روزنامه‌نگاران، پست رسانه‌های اجتماعی یا مکان‌های دیگر رخ دهد. برای آنکه دقیقاً بدانیم روابط عمومی چیست، خوب است با وظایف این بخش از سازمان‌ها آشنا شویم.
شرح وظایف روابط عمومی در یک سازمان
دانستن وظایف در این بخش می‌تواند به روشن شدن اهمیت آن در سازمان‌ها کمک کند. با توجه به جایگاه افراد و عنوان شغلی که برای آن‌ها تعریف شده است، وظایف افراد نیز کم و زیاد خواهد شد. برخی از شرح وظایف روابط عمومی در زیر آمده است.
- برنامه‌ریزی استراتژی و کمپین‌های تبلیغاتی
- نوشتن و تولید ارائه‌ها، مقالات، بیانیه‌های مطبوعاتی و پست‌های رسانه‌های اجتماعی
- طراحی یا پروژه مدیریت تولید ارتباطات بصری و محتوای دیجیتال
- رسیدگی به پرسش‌های مردم، مطبوعات و سازمان‌های مرتبط
- سازماندهی و شرکت در رویدادهای تبلیغاتی مانند کنفرانس‌های مطبوعاتی، روزهای باز، نمایشگاه‌ها، تورها و بازدیدها
- سخنرانی عمومی در مصاحبه‌ها، کنفرانس‌های مطبوعاتی و سخنرانی‌ها
- ارائه اطلاعات به مشتریان/همکاران در مورد فرصت‌های تبلیغاتی و کمپین‌های فعلی
- تحلیل پوشش رسانه‌ای
- راه‌اندازی یا انجام تحقیقات بازار مرتبط و تجزیه و تحلیل داده‌ها
- هماهنگی و تحلیل موفقیت تبلیغات آنلاین
وظایف و اهداف روابط عمومی در سازمان تعریف مشخصی دارد. با دانستن اینکه وظایف public relation چیست بیشتر با رویکرد این بخش آشنا شده‌ایم. البته وظایف مدیر روابط عمومی کمی بیشتر از آنچه است که بیان کردیم.
وظایف مدیریتی
وظایف مدیریت عموماً شامل بررسی کمپین تبلیغاتی، نظرات عموم مخاطبین، کنترل بحران‌ها، نظارت بر تیم مارکتینگ و پیگیری خبرنامه‌ها یا شبکه‌های اجتماعی است. مدیریت روابط عمومی باید بتواند کل بخش را به نحوی هماهنگ و سازماندهی کند که تمام اهداف و استراتژی روابط عمومی به نتیجه مورد نظر برسد.
مدیر روابط عمومی به دانش زیادی در زمینه اصول بازاریابی، مارکتینگ و ارتباطات نیاز دارد تا بتواند در یک سازمان بزرگ واحد پی‌آر را مدیریت کند. دریافت مدرک تحصیلی در زمینه PR، ارتباطات، مدیریت، اقتصاد یا رسانه می‌تواند به یک فرد برای به دست آوردن اطلاعات کافی کمک کند.
عناوین شغلی
در کنار بخش مدیریت افراد زیادی در واحد پی‌آر مشغول به فعالیت هستند تا برنامه شرکت به بهترین شکل پیش برود. تعداد عناوین شغلی مورد استفاده در این بخش به بزرگی سازمان، تعداد نیروهای فعال و البته نوع فعالیت آن بستگی دارد.
به طور کل در بخش PR عناوین شغلی مانند کارشناس، مدیر ارتباطات، مدیر روابط عمومی، کارشناس اطلاع‌رسانی، کارشناس ارشد ارتباطات و کارشناس رسانه به کار می‌روند.
روابط عمومی و تفاوت‌هایش با تبلیغات
مفهوم برندینگ با بخش‌های متفاوتی مانند روابط عمومی و تبلیغات پیوند خورده است. اما این دو مفهوم به طور واضح با هم تفاوت دارند. در تبلیغات شرکت یا سازمان به دنبال تبلیغ یا شناساندن یک محصول یا خدمات است؛ اما در خدمات روابط عمومی افراد به دنبال مدیریت دیدگاه و احساس دیگران درباره یک شخص، برند یا شرکت هستند.
تبلیغات، عملی برای جلب توجه عموم اغلب از طریق استفاده از انواع مختلف رسانه‌ها است. یک شرکت ممکن است بخواهد برای تبلیغ یک محصول اقدام کند یا یک بازار جدید برای شرکت خود پیدا کند یا تغییرات قیمت را اعلام کند. تمام این موارد در بخش مارکتینگ بررسی می‌شوند.
در حالی که تبلیغات یک عمل عمدی و تلاشی برای قرار گرفتن در کانون توجه است، روابط عمومی یک رویکرد استراتژیک‌تر و متفکرانه‌تر در مورد نحوه تعامل یک شرکت با ذی‌نفعان داخلی و خارجی است. در این واحد سعی می‌شود ارتباط با افراد تقویت شود و اعتمادسازی شکل بگیرد.
پی‌آر برای شرکت‌ها، به‌ویژه شرکت‌های سهامی عام، بر حفظ تصویر مثبت از شرکت در حین رسیدگی به درخواست‌های رسانه‌ها و درخواست‌های سهام‌داران تمرکز دارد. می‌توانید این موضوع را در سازمان‌های مهم کشور مانند محیط‌زیست یا نیروی انتظامی هم ببینید.
برای شرکت‌ها و سازمان‌ها همیشه همه چیز مثبت و عالی نیست و گاهی اخبار منفی منتشر می‌شود که نیاز به رسیدگی دارد. رعایت اصول روابط عمومی به‌ویژه برای مقابله با اعتراض عمومی یا اعتراض سرمایه‌گذاران پس از انتشار اخبار منفی مهم است.
روابط عمومی و اهمیت وجودش در سازمان‌ها
هر فرد یا نهادی که در انظار عمومی فعالیت می‌کند با چالش انتشار اطلاعات در مورد فعالیت‌های خود به مردم مواجه است. روابط عمومی یکی از صنایع مهم و حیاتی است. هر تلاشی که برای معرفی خود و نشان دادن وجود خود به شیوه‌ای خاص و منحصر به فرد به دیگران انجام شود، می‌تواند به عنوان یک نوع PR در نظر گرفته شود. به عبارت دیگر، هرگونه فعالیتی که به منظور ارتقای شناخت مردم از یک شرکت، سازمان یا هر نوع فعالیت مشابه دیگری انجام شود، می‌تواند به عنوان فرصتی برای PR در نظر گرفته شود. در واقع، PR به عنوان یک ابزار قدرتمند برای بهبود شناخت و تصویر سازی یک سازمان، محصول یا خدمات آن در نظر گرفته می‌شود.
حتی می‌توانید به بخشی از فعالیت‌های شبکه‌های اجتماعی نیز فکر کنید. روابط عمومی در بسیاری از کسب‌وکارهای دیجیتال اهمیت زیادی دارد که در آن به بررسی و ایجاد ارتباطات در شبکه‌های اجتماعی پرداخته می‌شود و این در دنیای کسب‌وکار امروز اهمیت ویژه‌ای دارد.
بهترین استراتژی برای داشتن روابط عمومی موفق
داشتن ارتباطات قوی در روابط یکی از مهم‌ترین عوامل در رشد و پیشرفت هر سازمان یا کسب‌وکار است. بنابراین مهم است برای داشتن کسب‌وکاری موفق از افراد حرفه‌ای کمک بگیرید. بلوباکس با ارائه بهترین خدمات در زمینه مارکتینگ و بیزینس شما را در راستای تحقق کسب‌وکاری موفق کمک می‌کند.
به طور کلی، برای موفقیت در ارتباطات می‌توانید از استراتژی‌هایی مانند شناخت مخاطب، ارتباط مستمر و واضح با مخاطب، استفاده از رسانه‌های مختلف، به روز رسانی مداوم، پاسخگویی و تولید محتوای مرتبط و جذاب استفاده کنید.
در نهایت لازم است عملکرد بخش را اندازه‌گیری و ارزیابی کنید. ارزیابی عملکرد روابط عمومی می‌تواند به شما کمک کند تا نقاط قوت و ضعف خود را بشناسید و برنامه‌ها و استراتژی‌های خود را بهبود ببخشید.
نمونه برنامه استراتژیک روابط عمومی
دیدن بهترین نمونه برنامه استراتژیک روابط عمومی می‌تواند الهام‌بخش افراد برای ایجاد برنامه‌های مناسب دیگر باشد. یکی از بهترین نمونه‌ها، استراتژی شرکت کوکاکولا در یکی از کمپین‌های مشهورش به نام یک کوکاکولا سهیم شو (گزارش Forbes از کمپین share a coke) در سال ۲۰۱۱ است.
کوکاکولا چندین نام رایج را بر روی قوطی‌ها و بطری‌های نوشابه چاپ کرد. حالا افراد می‌توانستند نوشابه‌ای با نام دوست یا عزیزشان بخرند و با هم بنوشند.
این کمپین موفقیت بزرگی بود و در سال اول کمپین بیش از ۹۹۸ میلیون بازدید در رسانه‌های اجتماعی ایجاد کرد و فروش آن را ۲.۵ درصد در ایالات متحده افزایش داد. کمپین Share a Coke به دلیل خلاقیت و توانایی آن در ارتباط با مصرف‌کنندگان در سطح شخصی مورد تحسین قرار گرفت.
اشتباهات شرکت‌های بزرگ در خصوص روابط عمومی
همان قدر یک پی‌آر قوی می‌تواند کسب‌وکار را نجات دهد به همان اندازه اشتباهات شرکت‌ها می‌تواند خسارات زیادی به بار بیاورد. برخی از اشتباهات بزرگ که PR در کل شرکت را تحت تأثیر قرار می‌دهد شامل عدم رعایت اصول روابط عمومی، زمان‌بندی نادرست، پیگیری ضعیف، تبلیغات بیش از حد، انتشارات مطبوعاتی بدون هدف و نداشتن برنامه است. اگر شما در زمینه روابط عمومی فعالیت می‌کنید نظر شما درباره اقداماتی که می‌تواند برای یک شرکت سم باشد چیست؟
